大学生から培う:相手に読まれる効率的なメール術6

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いよいよ新しい学期がはじまりますよね!
私も新しい学期にわくわくする気持ちを隠せません。

大学は人生の一大ターニングポイントです。そして社会人としての正しい姿勢を整えていくための場所だとも言われています。

 

社会人としての正しい姿勢とは何ですか?

 

それは、能動態になることだと思います。
私たちは高校までコミュニケーション上において受け身になる場合が多かったが、大学に入ったら段々受け身から積極的に発信する側に変化していかなければならないんです。

情報発信できることは社会人にとってとても大事なことです。毎日の仕事における会議、メール、電話、報告など、全てあなたから他人に発信しなければなりません。これらのスキルを学ぶことは、大学に通う一つのミッションだと思ってもらってもいいでしょう。

特に大学に入ったらすぐ直面するのは、メールだと思います。先生とのやりとり、部活、ゼミなど全てメールで行うのが今の時代ですね。

なので、今日は大学生時代から培える社会人になるためのメール術6つのポイントを紹介したいと思います。

 

 

Do Your Emails Suck? How to Write Emails That Get Results

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1、ポイントを押さえて書く

全てのメールは一つの目的があるはずです。例えば、大事なお知らせ、フォローアップの依頼、相手に提案するなど。良いメールは目的が冒頭ではっきり書かれるのです。(できればメールの第一行に)それに次いで補足説明を加えます。

無関係な内容を混ぜって書かないことです。相手が読んで「こいつ何をいいたいのか」と思ったらメールがちゃんと書けていないということですね。目的が曖昧で内容が長過ぎたら、あなたのメールは多くの場合保留とされたり、へたしたら削除されかねないので、気をつけましょう。

 

2、自分ばかり書かない

常に読み手の視線から書きます。

あなたの読み手は誰ですか?
彼らはあなたのメールから何を知りたいですか?
メールのメッセージを受けてからどんな反応・行動をしてほしいですか?

皆が同じ優先順位を持っているわけではないので、相手が読み取りたいメッセージを予想しなければなりません。自分が望んでいるレスポンンスをゲットするために、相手の知りたい情報を分かりやすく書いてください。

 

3、良いタイトルをつける

相手は恐らく毎日大量のメールを受信しているかもしれません。ゴミメール、スパム、友人からの下手なメールなど。あなたのメールはこれらのメールと競争するのです。人の心を捕らえる良いタイトルをつけたら早速の返信をもらえる確率も高くなります。

良いタイトルのコツは「なぜこのメールが大事なのか」を伝えることです。

例えば、「申し込み表」というタイトルより、「留学生保険申し込み表 締め切り月曜日」というタイトルのほうがずっと重要そうではないのですか?どっちが先に開かれると思いますか?

メールを転送・返信する場合も、タイトルをできれば変えたほうがいいですね。

 

4、正しい口調で書く

あなたが分かりやすくストレートに伝えられたと思ったら相手からするとなめられた気持ちで読んでしまったかもしれないし、情熱溢れるメールだと思ったら口が軽いと思われてしまう可能性も。

送る前にもう一度読んでチェックしましょう。

何か誤解されやすい言葉を使っていませんか?
ここでストレートな「御願いします」より読み心地がいい表現はありませんか?

もちろん、悪いニュース・結果を知らせるメールもたまにあります。そういうときは、メールより電話・対面で話したほうがいいので、相手とスケジュールをアレンジしてみましょう。

 

5、大人らしい書き方をする

形式ばったメールの場合、文法、漢字、語彙のチェックはとても大事です。相手に読まれたければ、まず絵文字などをやめましょう。

特にスマートフォンや携帯などでメールを書く場合、誤字脱字が出やすいので、チェックが必要です。キーボードが小さいから許されると思わないで下さいね。

 

6、誰にでもCCをするな

メールに一番関連している人にしかメールを送らないのがルールです。関係ない人ばかりCCに加えたら、相手に保留される可能性が大きくなります。

例えば、先生との卒論相談のメールを、同じクラスの生徒にCCで送っても意味がないのです。

 

なる好ど!

メールを書くことは大学生になったとたん直面する毎日の作業です。しかし、「メールの書き方」という授業は大学授業にほとんどないのです。よって、多くの大学生はメールをうまく書けないまま就職活動をはじめてしまいます。

メールの書き方はとても大事なので、ぜひ大学生の内に身につけましょう。以上6つのメール術がお役に立てますように願っております。

 

 

Shen Lim
A Chinese Malaysian, Blogger, Vlogger on YouTube, Tour Guide in Japan. He believes 1 day his videos can bring Japan and Malaysia together. マレーシア華人、ブロガー、YouTubeクリエイター、日本にいるツアーガイドです。いつか自分の動画は日本とマレーシアを繋げる架け橋になると信じています。 Read more ABOUT him.

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