残業にさようなら!仕事を簡単にする10の秘訣 上

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「朝から晩まで仕事したのに、仕事全然終わらない。こんなに一緒懸命なのに、結局残業だけ待っている。僕一体何でこんなに忙しいんだ」

あなたはもしかしたらこう思ったことがありませんでしょうか?
こんな貴方に、「残業にさようなら」10の秘訣を御届けします!

仕事の量が多すぎるというのは言い訳に過ぎません。実は、あなたの忙しさは仕事の量が多すぎるのではなく、要領がない、目標がはっきりしていない、といった原因から、仕事が複雑になって、時間が足りないって錯覚を与えてしまうのです。あなたの一日はたった1,440分間しかありません。この限られた時間でどれぐらいの仕事を完成できるのでしょう?

この膨大な量の情報が飛び交う時代において、私たちは限られた時間内に、遂げなければならない仕事量が増えつつありますこんな厳しい環境で、「シンプル・イーズ・ベスト」をもう一度思い出していただきたいのですね。

ジェンセングループのCEOビル・ジェンセンは、1992年から ” The Search for Simpler Way” (よりシンプルになる方法)という研究調査を行い、長い間にわたって企業職員の働くモデルを観察し、仕事量の増大と効率の低落という現象の原因を研究してきました。

ビル・ジェンセンがまとめた結論としては、現代の若者は仕事において「焦点がない」ということでした。

「仕事の量を減らせというのは、他人に任せるでもでも責任を避けるでもなく、寧ろ一つの仕事に集中したら、自分のやるべきことが明確になって、自然に少ない労力でより良い結果が出せるのだ」とジェンセンはインタービューで言いました。

では、「残業にさようなら!仕事を簡単にする10の秘訣」を紹介します^^

 

10种最实用的简单工作方法

1、仕事の目標と要求をはっきりと聞いて、重複作業と過ちを避ける。

現代の若者がよくあるのは、「自分がどうしたらいいかわからない」という状況ですね。

そういうとき、先輩に以下の質問をすべきです:
・私の今の仕事はどのような改善すればいいですか?
・どこから始めればいいかアドバイスいただけますか?
・目標達成のための注意事項がありますか?
・使えるツール、資源、サポートは何ですか?

 

これらの質問を上司又は先輩に予め聞いておけば、自分が困ったらどうすればいいかがわかりますよね。仕事のプロセスをはっきりさせようとする行動はどこの上司にも嫌われないので、どんどん質問したほうがいいです。

2、断ることを知れ。

多くの人にとって、断ることは至難の作業です。

あなたはこんなことを心配するのでしょう:
・仕事を失うのでは?
・同僚との友情関係は終わりになるのでは?
・上司は怒るかな?

断ることは職場において非常に重要なコミュニケーション能力の一つです。無闇に他人の頼みを引き受けたら、自分が混乱に陥ることすらあります。あなたが自分の仕事状況について一番詳しいから、引き受けていいかどうかは自分で測って下さいね。他人を断る前に、まず自分に聞いてみて下さい。

「自分がやりたいことは何ですか?或はしたくないことは何ですか?どれが自分にとって一番いいですか?

そして、相手の頼みを引き受けたら、自分の仕事にどんな影響が出る?自分がもし約束通りできなかったら他人にどんな影響?

イェースと言ったら本当に相手の要求に満たすことができる?

はい!決まりました。今度はどうやって断るのでしょう。

二つの場合があります:

・相手が親しい人・全く知らない人の場合:

単刀直入に「すみません、ちょっと忙しいですが」と言いましょう。理由など要りません。簡単に一言でいいです。そしてその場で断る事です。翌日まで答えを待たせないことです。考えすぎないで、貴重な時間は次の場面に使うべきです。

・相手がお客さん・あまり知らないほかの部署の同僚の場合:
この場合、あなたは「どうしたら良い関係を保ち、将来の協力の基礎を築けるか」を考えなければなりません。まず、相手の頼みを引き受けられない理由を説明してから謝罪すること。そして、一番大事なのは、他に解決方法・ヘルプがないかを探してあげること。

相手に「本当に助けたい」気持ちを伝えることが肝心です。
こういう場合、答えは「イェース」「ノー」だけではなく、コミュニケーション・ 会話のプロセスになるのです。あなたは相手を断ったのではなく、相手に解決方法の相談にのってあげることになったのです。これができたら、今後相手もあなたの状況を配慮してから助けを求め るのでしょう。

3、自ら上司に仕事の優先順位を報告する

上司は記憶喪失にかかっていると思って下さい。

彼らは自分にどれぐらいの仕事を任せたかを忘れがちなのです。こういうとき、上司に自分の手元にある仕事の優先順位を報告する必要があります。会社に一番利益がある仕事を優先にアッレンジして、上司にこう言います。

「これから数日間・数週間に達成しなければならない目標は何ですか?」
「これから数日間優先に完成せねばならないことをリストアップしたのですが、アドバイスをいただけないでしょうか?」

とにかく、締め切りがはやいもの、自分がすぐできそうな仕事を先に進めること。自分の仕事量を減らせるだけではなく、上司に「自分の実際仕事量」を報告する効果もありますね。

4、報告の時は自分の観点を含める。できるだけ少ない情報で上司を満足させる

多くの人は上司に報告するとき、情報が足りないことを心配しがちです。「万が一上司に聞かれて答えられなかったらどうする?」と

心理学者ジョーン・ウェーバー(John Weaver)の調査によると、10%ー15%の人は上司を目の前にすると怖くなる傾向があるそうです。さらに手元の情報が足りないと思うと、怖くなる人がもっと多くなるらしいです。

実はこんなのは余計な心配なのです。多すぎる情報は焦点がなくなるだけです。まして説明が乏しいと、上司にちっとも役に立たなくなるのです。

「内容簡潔、要点を言う、一番大事なのは、素早く意思決定できるように手助けになる情報があればな」。ジェンセンが多くの企業リーダーをインタービューしたあと得た答えがほとんどそうでした。あなたがすべきことは重要な情報或は数字データについて説明し、自分の観点を述べることです。

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5、プレゼンテーションの時インターアックションを増やし、内容と報告の時間を減らすこと

ジェンセンの調査によると、

25分のプレゼンテーションで108ページのPowerPointを作った最高記録の人がいました。108ページの内容を覚えられる人ってどれぐらいいるのでしょう?プレゼンテーションの目的はは「報告」だけではなく、もっと重要なのは双方向のコミュニケーションを作ることです。

私たちはプレゼンテーションを準備するときに聴衆の存在を忘れがちです。が、いいプレゼンテーションは明確かつ性格な情報を伝達し、聞く人との会話を作ることですね。

プレゼンテーションを作る前に、以下の3つの原則を守るべきです:
・プレゼンテーション後聴衆に覚えて欲しい内容は何ですか?
・聴衆は自分のプレゼンテーションにどう感じますか?
・プレゼンテーションを聞いたら聴衆にどのような行動・決定をしてほしいですか?

次はプレゼンテーションの作り方です。聴衆が知りたいような情報は問題式に変えてください。

例えば製品のいいところをひたすら紹介するのではんく、質問にかえて、「我々の製品はあなたにどのメリットがあるのでしょうか?」「あなたの部署にどのような変化をもたらせるのか?」そして、一人の報告ではなく、双方向のプレゼンテーションになるのです。

例えば50分のプレゼンテーションなら、30分が内容で、残りは聴衆とのコミュニケーション時間にすべきです。また、プレゼンテーションの要約ページも1枚用意しておくべきです。内容の要約ではなく、伝えたいポイントの要約なのです。

プレゼンテーションの内容が多すぎると聴衆にとって退屈ですし、悪い場合あなたが何を言ったか覚えていないというような事態もありうるのですね。

続き

残業にさようなら!仕事を簡単にする10の秘訣 下

 

なる好ど!

残業にさようならするために、まず5つの秘訣を守りましょう!

1、仕事の目標と要求をはっきりと聞いて、重複作業と過ちを避ける。
2、断ることを知れ。
3、自ら上司に仕事の優先順位を報告する
4、報告の時は自分の観点を含める。できるだけ少ない情報で上司を満足させる
5、プレゼンテーションの時インターアックションを増やし、内容と報告の時間を減らすこと

Shen Lim
A Chinese Malaysian, Blogger, Vlogger on YouTube, Tour Guide in Japan. He believes 1 day his videos can bring Japan and Malaysia together. マレーシア華人、ブロガー、YouTubeクリエイター、日本にいるツアーガイドです。いつか自分の動画は日本とマレーシアを繋げる架け橋になると信じています。 Read more ABOUT him.

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