残業にさようなら!仕事を簡単にする10の秘訣 下

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前編の続きです。

ジェンセングループCEO ビル・ジェンセンがまとめた10の仕事術を紹介します。^^

1〜5の秘訣はこちら
残業にさようなら!仕事を簡単にする10の秘訣 上

 

6)効率的にメールを濾し、重要なメッセージだけに集中する</span>

メールと通信技術の進歩は人類の幸せであり、呪いでもあります。
なぜなら、これがあるからこそ全世界を瞬時に見る事ができ、
あなたはすぐにあり溢れる情報に惑わされるのです・

この仮想のコミュニケーションを自由自在に使う方法を知るべきです。

 

 

正しいメールの濾過手順としては:

第一歩:メールの主旨と差出人を見る

特に今日中に見なければならないメールでもなければ、
削除するなり保留フォルダーに置くなりしましょう。

これで50%のメールを減らすことができるのです。

第二歩:残りのメールを素早く読む

短期間内に関するメール(2週間以内)じゃなければ、
削除・保留しましょう。

これでまた25%のメールを減らせるのです。

この二つのステップは10分もかからないはずです。
これであなたの受信箱は25%のメールが残っているのですね。

第三歩:残りのメールを判断する

あなたの仕事と関わっているのか?
あなたのやるべきことが書いてあるか?
達成すべき目標は書いてあるか?
使える資源・サポートが書いてあるか?

以上の点がはっきりしない場合、削除・すぐ相手に返信し確認すること。

 

以上三つのステップで90%のメールを減らすことができるはずです^^

 

 

7、メールはできるだけ簡潔、書く時間を節約し相手の返信率を挙げよう

「一番読みやすくて、分かりやすくて、返信しやすいメールに、目が付くんだ」と
ジェンセンにインタービューされたCEOの一人が答えました。

 

どうやって目が付くメールを書くのか?

・メールを 3×5 インチのスペース内に収めること

なぜなら、このぐらい大きさの空間はスクロールなしに
人間が2ー3秒で速読できる範囲だからです。

・内容は8ー12行内に収めること

・1行に20字が目安

・3行ごとにに段落を付ける

 

 

8、上司と相談の余地がない場合、諦めよう

通常、上司はあなたの意見に五つの反応があります:

 

・完全賛成:   「あなたの考えに賛成だ!全力応援するよ!」
・賛成  :   「全部賛成じゃないが、あなたの判断を信じる。」
・はっきりしない:「あなたの考えに賛成じゃない理由は。。。けどご意見ありがとう!」
・反対  :   「私の言う通りにしなさい」
・完全反対:   「そんな考えはありえない。ここではそんな考えの存在を許せない!」

 

あなたの考えにもし上司が最初の3つの反応を示す場合、
この上司は相談できる人だということです。
他人の意見を受け入れられる上司なのです。

 

もし、最後の2つの反応を示す人だったら、
この上司は話にくいタイプだということになるでしょう。
他人の意見を聞かない、反省しない、個人の利益のため動く人。。。

 

あなたがどんな良い考えを持っていようと、無理かもしれないんですね。

こんな上司に出会すと、
もうこの人に時間を費やさないことにしましょう。

こういうとき自分に聞きましょう:
こんな環境を受け入れて、上司の言う通りにするか
それとも自分を発揮できる場所を別に探すか

 

これは選択問題だけです。いいことでも悪いことでもないんですよ。
あなたは以下のやり方ができます:

・笑顔でうなずく

あなたはこの会社のために最善を尽くすことをもう考えない。
できるだけのことをやっておけばいいという考えです。

家族とプライベートの時間をもっと大事にしましょう。

・他に発言できる場所を探す

この会社をまだ信じている。
周りはいい環境だと思うが、ただ悪い上司に会っただけだと。

もっと努力して、他に自分の声が届くチャンスを探しましょう。
例えば全体ミーティングの場でとか。

・転職を考えよう

もう問題解決にならない。この会社は解決してくれないし、
こういうときは果断に新しい職を求めましょう。

 

 

9、信頼関係さえ築ければ、ややこしいやり取りはしなくても、欲しい資源は手に入る

経営予算のせいで、会社に資源を求めることが難しくなりがちです。
特にお金の問題になってくると、話がややこしくなりますね。

けれども、予算承諾の成否は金額がかかってばかりいるのではなく、
人間関係と信頼関係にかかっている時が多いのです。

上司があなたの能力を信じていれば、
もちろんあなたの提案した予算をすぐに承諾してくれるでしょう。

 

上司のあなたに対する信頼が決定的な要素になります。
こういうとき、いろんな角度から上司の立場に立って考えなければならないのです:

上司が困っている問題は?
・計画通りに仕事が進んでいない?
・状況把握できず、未来のことに心配?
・職員にもっと働いてもらい、コスト削減したい?

 

 

自分の企画書を通してほしいときは、まず上司の悩みを考えましょう。
それが説得力を増す武器になります。

例えば「後2人を増やせば、完成時間が6週まで短縮できる」など

また、自分の部署・チームのことばかり考えず、
あなたの一番の目的は上司の悩みを解消することです。

一回目の提案を出すときに、目的はこの提案を理解してもらうことにしましょう。
決して一回目で「いくらいくらの予算がほしい」と追いつめないで、
一回目の提案の目的は、「二回目のディスカッションチャンスを作ること」なのです。

上司が「今度もう一度詳しく説明して」って言ったら、
成功率が80%にのぼります!

 

 

10、仕事に専念して、実績ばかりとらわれない。

もちろん、実績は職員評価にとって良い基準になりますが、
多くの企業では実績の計算が複雑になっているのが実状です。

上司は深く評価できず、結局数字のレースになるだけです。

企業の目標は事業拡大、コスト削減であるため、
実績評価制度は企業に「適任じゃない職員を首にする」言い訳を与えるのです。
仕事守るために、職員は皆実績ばかり考えがちですよね。

 

でも実は、こういう数字ゲームにはまる必要はないのです。
企業が外国語能力を表彰すると発表したら、さっさと外国語塾に通い始めるとか
こういうことはしなくてもいいのです。

 

良い評価をもらうために、出発点は仕事効率自体です。
あなたは以下の問題を考えればいいのです:

・どうすれば仕事をより効率的にこなせる?
・自分はどんな能力を強化すべき?

 

 

良い評価をもらうために、以下二つの事をおすすめします。

・毎月上司に「私のやったことについてどう思いますか?」と聞く

できるだけ具体的な質問をすることです:

i) 私のアレンジについてご意見をいただけないでしょうか?」
ii) ミーティングの流れはスムーズだと思いますが、
改善できるところがあれば御伺いしたいのですが。。。

・毎月上司に「元々の計画は何か調整するところがありませんでしょうか?」と聞く

あなたの目標は多分年初のときに決めたものかもしれないが、
時間が経つにつれて、外的な影響によって
仕事目標も随時更新しなければならないのです。

 

 

以上二つの事をできれば、自分の仕事パフォーマンスについて
随時把握でき、優先すべき仕事を優先的にやっていることが確認できるはずです。

これで企業から良い信頼を得るのも当然でしょう。^^

 

 

なる好ど!

今回は後半の五つの秘訣を紹介しました。
ちょっとおさらいしましょう^^

6、効率的にメールを濾し、重要なメッセージだけに集中する

7、メールはできるだけ簡潔、書く時間を節約し相手の返信率を挙げよう

8、上司と相談の余地がない場合、諦めよう

9、信頼関係さえ築ければ、ややこしいやり取りはしなくても、欲しい資源は手に入る

10、仕事に専念して、実績ばかりとらわれない。

いかがでしょう?これであなたも残業にさようなるする時が遠くないでしょう^^
ぜひ実践してみて下さいね。

 

終わりに

ここまで読んでくださってありがとうございます!

日本語が母語ではないので、読んでいて違和感をするところがあれば御許しください <(_ _)>

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これからも良い記事を更新していけるように頑張ります^^

ありがとうございました!

Shen Lim
A Chinese Malaysian, Blogger, Vlogger on YouTube, Tour Guide in Japan. He believes 1 day his videos can bring Japan and Malaysia together. マレーシア華人、ブロガー、YouTubeクリエイター、日本にいるツアーガイドです。いつか自分の動画は日本とマレーシアを繋げる架け橋になると信じています。 Read more ABOUT him.

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